Viele Unternehmen verlassen sich auf Software, die seit fünfzehn Jahren oder länger zentrale Geschäftsprozesse steuert. Auf den ersten Blick scheint dies ein Zeichen von Stabilität zu sein – aber in Wirklichkeit stellt veraltete Software eine schleichende Bedrohung für KMU dar.

Wenn Software altert – die unterschätzten Probleme im Detail

Ein ernsthaftes Risiko ergibt sich aus rechtlichen und regulatorischen Änderungen. Regulatorische Anforderungen – wie die SEPA-Standards, Datenschutzregeln oder die bevorstehende Pflicht zur E-Rechnung im Jahr 2026 – verlangen von den Unternehmen, dass sie ihre IT-Systeme kontinuierlich auf dem neuesten Stand halten. Ältere Software kann diese Anforderungen oft technisch nicht mehr unterstützen. Das Ergebnis sind teure Umgehungen, improvisierte Exporte und im schlimmsten Fall drohende Geldstrafen, weil wesentliche Informationen oder Dokumentationspflichten nicht erfüllt werden.

Darüber hinaus steigen die Support- und Wartungskosten. Viele ältere Systeme wurden stark auf spezifische Unternehmensprozesse angepasst. Aber heute ist das ihre größte Schwäche geworden: die technischen Grundlagen haben sich im Laufe der Jahre kontinuierlich weiterentwickelt, während maßgeschneiderte Entwicklungen oft nicht mehr kompatibel oder extrem schwer zu migrieren sind. Entwickler, die noch über Expertise in diesen Altsystemen verfügen, werden rar – und damit teuer – eine Situation, die die Wartungs- und Anpassungskosten in die Höhe treibt.

Gleichzeitig ist die wachsende Angriffsfläche für Cyberkriminelle bedrohlich. Wenn die Software keine Sicherheitsupdates mehr erhält, bleiben bekannte Schwachstellen ungepatcht – was das System zu einem Zugangspunkt für Angriffe oder Ransomware-Vorfälle macht. Moderne Authentifizierungsmethoden und Verschlüsselung fehlen, und das Risiko von Datenschutzverletzungen wächst weiter.

Zu guter Letzt ist die Innovationsstagnation ein zentrales Problem: Während moderne Lösungen intelligente Automatisierung, Integration mit anderen Tools und mobile Nutzung ermöglichen, werden Unternehmen, die sich auf veraltete Plattformen verlassen, immer isolierter. Daten fließen nicht automatisch, sondern erfordern manuelle Übertragungen, die fehleranfällig und nicht skalierbar sind. Gleichzeitig ist die technische Basis oft nicht mehr mit neuer Hardware oder modernen Cloud-Diensten kompatibel, was zu immer komplexeren Umgehungen führt.

Die Vorteile moderner Software sind konkret

Die Entscheidung zur Modernisierung ist daher weit mehr als nur eine IT-Entscheidung – sie ist eine Investition in die zukünftige Sicherheit des Unternehmens. Moderne Software ermöglicht es, regulatorische Änderungen einfach über Updates zu importieren, wodurch rechtliche und Planungssicherheit geschaffen wird. Automatisierte Arbeitsabläufe reduzieren manuelle Arbeiten, steigern die Produktivität und verringern das Risiko von Fehlern.

Mit einer aktuellen Plattform stehen Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatische Backups und cloudbasierte Resilienz als Standard zur Verfügung. Dies reduziert massiv die Risiken von Datendiebstahl und IT-Ausfällen. Darüber hinaus wächst eine moderne Lösung mit den Bedürfnissen des Unternehmens – sei es neue Prozesse, zusätzliche Standorte oder neue digitale Geschäftsmodelle.

Moderne Software schafft Raum für Innovationen: Sie integriert nahtlos datengetriebene Dienste, KI-Tools und mobile Anwendungen. Neue Funktionen können gezielt hinzugefügt werden, ohne das gesamte System ändern zu müssen. Die Mitarbeiter profitieren von offenen, intuitiven Benutzeroberflächen, die Akzeptanz und langfristigen Geschäftserfolg erhöhen.

Praxisbox: m+p modernisiert mit neuem LLM-Ansatz und steigert die Qualität

Für einen Kunden aus dem Industriebereich hat m+p die bestehende Automatisierung zur Informationsbeschaffung auf ein neues Niveau gehoben. Anstelle des zuvor verwendeten klassischen Ansatzes des maschinellen Lernens wurde ein großes Sprachmodell (LLM) eingeführt. Die Wirkung: Das Extrahieren relevanter Inhalte aus Dokumenten war nicht nur massiv schneller, sondern auch viel präziser. Dadurch konnten Prozesse erheblich beschleunigt und die Qualität der Ergebnisse gleichzeitig merklich verbessert werden.

Die Modernisierung der Software bringt daher mehr als nur technische Vorteile – sie entlastet den Betrieb im Tagesgeschäft, schafft Sicherheit und ist die Grundlage für den nächsten innovativen Schritt. Das Bewahren des Bewährten kann kurzfristig attraktiv erscheinen, stellt jedoch langfristig eine Gefahr für das gesamte Unternehmen dar. Wer rechtzeitig modernisiert, sorgt für Stabilität, Wachstum und Handlungsfähigkeit im digitalen Zeitalter.